Czy umowy dotyczące organizacji dożynek to informacja publiczna?

Czy radny ma prawo otrzymać skany dokumentów związanych z organizacją imprezy? Czy kopie umów zawieranych w związku z organizacją imprezy to informacja publiczna?

Radny jednej z gmin na Dolnym Śląsku zwrócił się do dyrektora Gminnego Centrum Sportu i Kultury w o udostępnienie informacji publicznej związanej z organizacją dożynek.

Radny zwrócił się o kserokopie lub skany:

• wszystkich ofert, które wpłynęły w związku z obsługą handlowo-gastronomiczną imprezy;
• wszystkich dokumentów związanych z wyborem najkorzystniejszej oferty, które wytworzył organizator;
• umowy lub umów zawartych z GCKiS przez podmiot/podmioty, z którymi została finalnie podpisana umowa na realizację tego zadania;
• wszelkich innych umów, zleceń oraz dokumentów finansowych, tj. faktur, rachunków i innych wydatków, ponoszonych przez GCKiS, związanych z tą imprezą.

Dyrektor zrealizował wniosek radnego tylko częściowo. Udostępnił kopie dokumentów związanych z wyborem najkorzystniejszej oferty oraz kopie umów zawartych z GCKiS przez podmioty, z którymi została finalnie podpisana umowa na realizację tego zadania.

Nie udostępnił ofert, które wpłynęły w związku z obsługą handlowo-gastronomiczną imprezy stwierdzając, że nie stanowią one informacji publicznej oraz umów, wskazując, że informacja stanowi informację publiczną przetworzoną, ze względu na liczbę dokumentów (około 97 sztuk), konieczność ich wyszukania, zanonimizowania oraz zweryfikowania, czy nie zawierają informacji ustawowo chronionych. W związku z tym dyrektor wezwał radnego do wykazania, że uzyskanie informacji publicznej w tym zakresie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego.

Radny w odpowiedzi poinformował dyrektora, że zwrócił się o udostępnienie dokumentacji urzędowej już istniejącej w ilości 97 sztuk. Nie ma więc konieczności jej wyszukiwania, a dokumenty związane z zamówieniami publicznymi nie wymagają anonimizacji.

Radny wskazał też, że występuje jako obywatel oraz jako radny Rady Miejskiej, reprezentujący grupę mieszkańców, który zaniepokojony jest wydatkowaniem środków publicznych. Dokumentacja, o którą się zwrócił jest niezbędna do dokonania analizy wydatków publicznych i zasadności ich ponoszenia. Dostęp do powyższych informacji przysługuje mu również w ramach wykonywanego mandatu radnego, a uzyskane informacje będą podstawą do podjęcia dalszych czynności, związanych z uzyskanym mandatem.

Dyrektor odmówił jednak udostępnienia informacji publicznej w tym zakresie, tj. umów, zleceń oraz dokumentów finansowych, tj. faktur, rachunków i innych wydatków, ponoszonych przez GCKiS, związanych z imprezą. Dyrektor podtrzymał swoje stanowisko wskazując, że informacja ta jest informacją przetworzoną. Jej udostępnienie wymaga przeanalizowania licznych dokumentów oraz wyselekcjonowania dokumentów w liczbie około 97 sztuk, przy czym jest to liczba określona na podstawie rejestrów elektronicznych, a zatem nie są to dokumenty fizycznie wyodrębnione i przeliczone. Konieczne jest też zanonimizowanie dokumentów w celu ukrycia danych osobowych osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Poza tym dokumenty te obejmują umowy z podmiotami wykonującymi działalność artystyczną, a więc konieczne jest zweryfikowanie, czy zamieszczone informacje nie są objęte tajemnicą ustawowo chronioną na podstawie art. 29a ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – wysokość wynagrodzenia i dane osobowe tych podmiotów.

Według dyrektora przeprowadzenie tych czynności zajęłoby pracownikom GCKiS około 2 tygodnie. Jego zdaniem radny powinien był wykazać, że informacja ta nie dotyczy wyłącznie jego interesu, ale że działa on w interesie publicznym, a sprawa ma szczególne znaczenie dla funkcjonowania państwa. Zdaniem dyrektora wnioskodawca nie wykazał istnienia szczególnego interesu publicznego, bowiem sam fakt występowania jako „obywatel” jest niewystarczający, a sprawowanie mandatu radnego jest bez znaczenia, skoro przepisy Ustawy o dostępie do informacji publicznej nie uprzywilejowują radnych w uzyskiwaniu informacji przetworzonej.

Radny zaskarżył decyzję dyrektora do sądu administracyjnego. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu zgodził się z dyrektorem, że żądana informacja posiada charakter informacji przetworzonej z uwagi na znaczną ilość dokumentów, których dotyczyło żądanie skarżącego. Pracownik instytucji zobowiązany byłby do przeglądu znacznej ilości materiałów źródłowych, obejmujących umowy zawierane przez GCKiS, zlecenia na rzecz innych podmiotów, faktury, rachunki i inne dowody ponoszonych przez GCKiS wydatków oraz wyselekcjonowania stosownych dokumentów w ilości 97 sztuk.

Zdaniem sądu w rozpatrywanej sprawie dyrektor nie przeanalizował jednak wyjaśnień radnego odnośnie szczególnej istotności dla interesu publicznego żądanej informacji publicznej. Dyrektor ograniczył się jedynie do stwierdzenia, że radny nie jest osobą uprzywilejowaną w uzyskiwaniu informacji przetworzonej. Natomiast radny wyjaśnił, że występuje również jako radny Rady Miejskiej, reprezentujący grupę mieszkańców, który zaniepokojony jest wydatkowaniem środków publicznych.

W ocenie sądu radny w tych wyjaśnieniach wykazał szczególną istotność dla interesu publicznego żądanej informacji publicznej przetworzonej. Jako radny Rady Miejskiej zamierzał dokonać analizy wydatków publicznych ponoszonych przez GCKiS oraz sprawdzić zasadność ich ponoszenia w celu ewentualnego podjęcia dalszych czynności w ramach mandatu radnego. Zamierzał on działać w interesie wspólnoty (wyborców), którą reprezentuje, a jego działania związane są z kontrolą gospodarowania mieniem komunalnym. Sąd uznał, że radny co najmniej uprawdopodobnił, że żądana informacja publiczna jest szczególnie istotna dla interesu publicznego.

Sąd zwrócił też uwagę, że radny zadeklarował we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, iż jest skłonny pokryć koszty kserokopii według obowiązującego cennika, aby zminimalizować koszty związane z udostępnieniem żądanej informacji publicznej. Wobec powyższego dyrektor, odmawiając udostępnienia skarżącemu informacji publicznej, naruszył przepisy Ustawy o dostępie do informacji publicznej błędnie interpretując szczególną istotność dla interesu publicznego w udostępnieniu informacji przetworzonej radnemu.

Naczelny Sąd Administracyjny, do którego odwołał się dyrektor również przyznał rację radnemu oraz sądowi pierwszej instancji, stwierdzając, iż doszło do uprawdopodobnienia przez wnioskodawcę, iż działa on w interesie publicznym, a jego działanie jest szczególnie istotne dla tego interesu. Radny podał, iż reprezentuje także grupę mieszkańców, która jest zaniepokojona wydatkowaniem środków publicznych.

Stąd też dokumentacja ta jest niezbędna do dokonania analizy wydatków publicznych i zasadności ich ponoszenia. Jak zaznaczył sąd, dostęp do tych informacji przysługuje mu również w ramach wykonywanego mandatu radnego, a uzyskane informacje będą podstawą do podjęcia dalszych czynności, związanych z uzyskanym mandatem.

Zdaniem NSA interes publiczny bez wątpienia odnosi się do gospodarowania mieniem komunalnym, a analiza wydatków publicznych i zasadności ich ponoszenia przez radnego gminnego oraz członków gminnej wspólnoty samorządowej mogą wpłynąć na racjonalizację wydatkowania środków publicznych w przyszłości, zaś złożenie wniosku radnego gminnego nie tylko umożliwia, ale i wzmacnia należyte spożytkowanie udzielonej mu informacji publicznej. Jest to konsekwencją członkostwa w radzie gminy, która pełni ustrojową rolę organu uchwałodawczego i kontrolnego w gminie.

Według sądu pozyskanie danych w trybie Ustawy o dostępie do informacji publicznej może uruchomić sformalizowane i bardziej szczegółowe kontrole działalności i finansowania gminnych instytucji kultury przeprowadzane poza planowanymi działaniami kontrolnymi. Uruchomienie takiej kontroli może wpłynąć na racjonalizację wydatków, jeśli do tej pory nie one posiadały takiej cechy i w ten sposób przynieść korzyść gminnej wspólnocie samorządowej.

Wyrok NSA z 31 stycznia 2023 r. – sygn. akt III OSK 6669/21