Najwyższa Izba Kontroli zbadała funkcjonowanie jednego z programów dotacyjnych kierowanych do domów kultury. NIK pozytywnie oceniła działania operatora i większości beneficjentów. Jeden z domów kultury musiał zwrócić część dotacji.
Kontrola, której wyniki NIK opublikowała kilka tygodni temu dotyczyła pierwszego konkursu w ramach projektu „Konwersja cyfrowa domów kultury”. Kontrolą zostało objętych siedem podmiotów: Narodowe Centrum Kultury oraz sześciu grantobiorców – samorządowych instytucji kultury z województwa mazowieckiego, którzy otrzymali dofinansowanie projektów. Kontrola trwała od lipca do listopada 2022 r.
Jak ustalili kontrolerzy NIK przygotowanie projektu „Konwersja cyfrowa domów kultury” i określenie jego celów zostało poprzedzone identyfikacją przez NCK rzeczywistych potrzeb instytucji kultury. Potrzeby te wynikały z negatywnych skutków lockdownu, prowadzonego w związku z pandemią COVID-19, które spowodowały znaczne ograniczenia w dotychczasowej działalności stacjonarnej. NCK dysponowało również wiedzą na temat tego sektora, pozyskaną w ramach badań, analiz oraz doświadczeń z wcześniej realizowanych programów.
NIK nie stwierdziła nieprawidłowości na etapach przygotowania i przeprowadzenia przez NCK pierwszego konkursu grantowego. W wyniku realizacji projektów grantowych, cztery domy kultury wykorzystywały zakupione wyposażenie i nabyte umiejętności przy realizacji swoich zadań statutowych, pozostałe dwa – były na etapie prac przygotowawczych. NCK prawidłowo zrealizowało zadania związane z promowaniem projektu oraz organizacją szkoleń dla grantobiorców, z uwzględnieniem ich potrzeb, wynikających z przeprowadzonej ewaluacji. Wykonawców usług szkoleniowych wybrano zgodnie z wymogami Ustawy Prawo zamówień publicznych oraz uregulowaniami wewnętrznymi NCK, a środki na ten cel zostały wydatkowane w sposób gospodarny.
Jak ustalili kontrolerzy NIK pieniądze przyznane przez Narodowe Centrum Kultury na wsparcie cyfryzacji samorządowych instytucji kultury w ramach I konkursu realizowanego projektu „Konwersja cyfrowa domów kultury”, zostały wykorzystane przez pięć z sześciu skontrolowanych domów kultury zgodnie z zawartymi umowami grantowymi i gospodarnie. Natomiast jeden dom kultury – Grójecki Ośrodek Kultury – wydatkował środki grantu w kwocie 112,8 tys. zł z naruszeniem, określonych w umowie grantowej, reguł ich dokonywania w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, nierzetelnie przygotowując i udzielając zamówień publicznych na zakup/dostawę sprzętu i usług.
Jak ustalili kontrolerzy, Grójecki Ośrodek Kultury, przez ponad osiem miesięcy od zawarcia umowy nie podjął działań dotyczących zakupu sprzętu oraz szkoleń zewnętrznych, w związku z czym nie dotrzymał pierwotnie uzgodnionego przez strony terminu i w konsekwencji nie wykorzystał środków przyznanego dofinansowania w całości. Nieprawidłowo również udzielił zamówień publicznych, bowiem nie określił w sposób jednoznaczny i wyczerpujący przedmiotu zamówienia, w efekcie czego złożone oferty nie były porównywalne i wyboru dostawców dokonano uznaniowo, nie wskazując żadnych obiektywnych kryteriów. Stanowiło to naruszenie reguł wydatkowania środków publicznych, określonych w przepisach Ustawy o finansach publicznych, jak również zasad ustalonych w umowie grantowej, a także regulacji wewnętrznych, dotyczących udzielania zamówień publicznych, tj. Zarządzenia dyrektora GOK w sprawie wprowadzenia „Regulamin udzielania zamówień publicznych w Grójeckim Ośrodku Kultury w Grójcu o wartości nieprzekraczającej 130 000,00 zł netto”. W związku z tym wydatki poniesione na zakup wyposażenia i szkoleń w kwocie 112,8 tys. zł były wydatkami niekwalifikowalnymi, które w świetle postanowień umowy grantowej powinny zostać pokryte przez grantobiorcę z własnych środków.
Jak czytamy w raporcie pokontrolnym kontrolowane domy kultury na ogół prawidłowo wypełniły obowiązki dotyczące prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, zgodnie z dokumentami źródłowymi, stanowiącymi podstawę rozliczenia finansowego. W jednym przypadku (Marecki Ośrodek Kultury) nie zapewniono przechowywania środków grantu na wyodrębnionym rachunku bankowym, tylko na wspólnym rachunku dla dotacji z różnych źródeł. Na dokumentacji zamieszczano wymagane klauzule, wskazujące m.in źródło finansowania zakupów i dane projektu.
Wszystkie wydatki w ramach skontrolowanych projektów grantowych zostały poniesione w okresie ich kwalifikowalności, zgodnie z określonym w umowach zakresem rzeczowym oraz przeznaczone na zakupy sprzętu, wyposażenia, akcesoriów, oprogramowania i szkoleń, znajdujących się w grupach wydatków wskazanych regulaminie konkursu oraz w katalogu wydatków kwalifikowalnych, przy czym (co opisano wyżej) wydatki Grójeckiego Ośrodka Kultury w kwocie 112,8 tys. zł nie spełniały wymogu kwalifikowalności, określonego w umowie grantowej i Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. Pięć jednostek wykorzystało w pełnej wysokości środki przekazanego przez NCK grantu, natomiast Grójecki Ośrodek Kultury z przyznanych 161,2 tys. zł, wykorzystał kwotę 116,8 tys. zł, tj. 72,5%, (w tym 112,8 tys. zł na wydatki niekwalifikowalne), a niewykorzystaną kwotę 44,4 tys. zł zwrócił do NCK.
Jak ustalił NIK w ramach finansowanego środkami grantów wyposażenia grantobiorcy najczęściej nabywali: laptopy i komputery stacjonarne z monitorami, mikrofony, lampy oświetleniowe, kamery, pętle indukcyjne, aparaty fotograficzne. Wśród zakupionego sprzętu niepowtarzalne pozycje stanowiły m.in.: dron wraz z kamerą i obiektywem do realizacji nowatorskich nagrań oraz aplikacja do tworzenia gier miejskich, zakupione przez Ciechanowski Ośrodek Edukacji Kulturalnej „Studio”. Zrealizowane przez grantobiorców szkolenia zewnętrzne dotyczyły m.in.: tworzenia cyfrowej oferty kulturalnej działań on-line, nagrywania podcastów i filmów, montażu i edycji wideo, obróbki dźwięku; praktyki wystąpień w radio i telewizji, emisji głosu, projektowania mobilnych gier terenowych, budowania oferty on-line dla seniorów. W czterech domach kultury zakupione wyposażenie zostało uruchomione lub zainstalowane i było wykorzystywane do realizacji zadań tych instytucji. W dwóch z nich, zakupy sprzętu i szkolenia pozwoliły na uruchomienie studia filmowego/pracowni filmowej, w których rozpoczęto realizację audycji audiowizualnych oraz podjęto inne działania, a ich efekty udostępniono odbiorcom oferty kulturalnej. W kolejnych dwóch, zakupiony sprzęt został wykorzystany do promocji lub zarejestrowania przebiegu lokalnych wydarzeń. W dwóch instytucjach trwały prace przygotowawcze do uruchomienia pracowni, w których użytkowane miało być nabyte w ramach projektu wyposażenie i realizowane nowe formy oferty kulturalnej.
Kontrola objęła następujące instytucje: Ciechanowski Ośrodek Edukacji Kulturalnej „Studio” w Ciechanowie, Dom Kultury w Zwoleniu, Grójecki Ośrodek Kultury w Grójcu, Marecki Ośrodek Kultury im. Tadeusza Lużyńskiego w Markach, Nadarzyński Ośrodek Kultury w Nadarzynie, Ośrodek Kultury Gminy Grodzisk Mazowiecki oraz Narodowe Centrum Kultury w Warszawie. Szczegółowe informacje na temat wyników kontroli dostępne są na stronie internetowej Najwyższej Izby Kontroli.