Czy wójt może zawierać umowy, choćby ustne, w imieniu instytucji kultury, a następnie domagać się zapłaty faktury przez instytucje?
Zgodnie z art. 17 Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz. Jednocześnie zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Oznacza to że nikt inny nie posiada tytułu prawnego do reprezentowania instytucji, a także zaciągania zobowiązań na jej rzecz, a zaciągane zobowiązania muszą się mieścić w ramach posiadanych środków, to jest być ujęte w planie finansowym.
Co w sytuacji, gdy to nie dyrektor, a wójt zleca usługę na rzecz instytucji, a następnie wskazuje instytucję jako płatnika faktury i domaga się od dyrektora zapłaty? Z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku jednej z instytucji kultury w województwie podkarpackim. Wójt gminy zleciła, najprawdopodobniej ustnie, wykonanie zabudowy meblowej w budynku Gminnego Ośrodka Kultury, a następnie pisemnie domagała się zapłaty od dyrektorki.
W praktyce wyglądało to tak, że któregoś dnia w budynku GOK pojawiła się ekipa, która wykonała zabudowę, a następnie właściciel firmy przyniósł fakturę do GOK. Dyrektorka odmówiła zapłaty po pierwsze dlatego, że nie posiadała zaplanowanej takiej kwoty w planie finansowym, a po drugie dlatego, że nie zlecała tej usługi w imieniu GOK.
Odmowa zaowocowała ciekawą korespondencją ze strony wójt, w której de facto potwierdza ona, że w sposób nieuprawniony w imieniu GOKu, do którego reprezentowania nie posiada uprawnień, zleciła wykonanie zabudowy, a następnie próbowała wymusić na dyrektorce zapłatę.
– Odnosząc się do Pani stanowiska dotyczącego wykonanej zabudowy meblowej w pomieszczeniu domu kultury w Maziarni, pragnę przypomnieć, iż w dniu 23 stycznia 2025 roku przesłałam do Pani pismo informujące o konieczności wykonania tego zadania, wraz z deklaracją zwiększenia dotacji podmiotowej o kwotę 30 tys. zł w trakcie roku budżetowego. Zabudowa została wykonana w pomieszczeniach Gminnego Ośrodka Kultury, a decyzję o jej realizacji podjął Organizator, który jest właścicielem obiektu, a nie Koło Gospodyń Wiejskich, jak to Pani sugeruje – czytamy w piśmie podpisanym przez Wójt Gminy Bojanów Agnieszkę Kobylarz, skierowanym do dyrektorki GOK Anny Śliwki.
Dalej wójt powołuje się na umowę dotyczącą warunków organizacyjnych finansowych działalności GOK, która zobowiązuje dyrektorkę do zapewnienia wysokiego poziomu działalności GOK, w tym “czystości i estetyki” obiektów zarządzanych przez GOK.
Mamy więc czarno na białym potwierdzenie, że wójt przekroczyła swoje uprawnienia i zleciła w imieniu GOK wykonanie zabudowy meblowej, czyli zaciągnęła zobowiązanie w imieniu odrębnej od gminy osoby prawnej, do reprezentowania której nie jest uprawniona!
Ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności i kulturalnej, a także żaden inny przepis nie daje uprawnienia organizatorowi do reprezentowania instytucji kultury i zaciągania w jego imieniu zobowiązań. Warto podkreślić, że wójt powołuje się na fakt, że to gmina jest właścicielem obiektu, w którym wykonano zabudowę meblową. To jednak również nie daje uprawnień do zlecenia usług w imieniu GOK. Oczywiście wójt mogłaby zlecić tę usługę w imieniu gminy, a także dokonać zapłaty bezpośrednio przez gminę.
Jednak w tym samym piśmie wójt pogrąża się dalej. – Brak odpowiedzi na moje pismo z dnia 23 stycznia br. uznałam za akceptację dodatkowego zadania w ramach dotacji, co skutkowało rozpoczęciem realizacji zabudowy oraz stanowiło podstawę dla Wykonawcy do wystawienia faktury za wykonaną usługę. Z uwagi na fakt, iż obiekt – dom kultury w Maziarni – jest na stanie księgowym Gminnego Ośrodka w Bojanowie, nabywcą i odbiorcą faktury może być wyłącznie Gminny Ośrodek Kultury w Bojanowie. W kontekście opisanej sytuacji pragnę zwrócić uwagę, iż wstrzymywanie przez Panią płatności za wskazaną fakturę naraża Gminny Ośrodek Kultury na konsekwencje prawne i finansowe – pisze Agnieszka Kobylarz.
W ten sposób potwierdza, że samodzielnie zleciła usługę na rzecz GOK, a następnie próbuje zmusić dyrektorkę do poniesienia wydatku, którego nie przewidywał plan finansowy instytucji.
W mojej opinii w takiej sytuacji to raczej wójt należałoby zarzucić naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 1 Ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaciągnięcie lub zmiana zobowiązania bez upoważnienia określonego ustawą budżetową, uchwałą budżetową lub planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia lub z naruszeniem przepisów dotyczących zaciągania lub zmiany zobowiązań przez jednostkę sektora finansów publicznych.
To jednak nie wszystko. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna. Oznacza to, że umowę zawartą przez wójt z firmą wykonującą zabudowę meblową należałoby uznać nieważną z mocy prawa. W tej sytuacji to wójt powinna z własnej kieszeni zapłacić za usługę. ponieważ dokonała czynności prawnej – zaciągnęła zobowiązanie bez umocowania.
Ponadto warto przypomnieć, że zgodnie z art. 231 § 1 Kodeksu karnego funkcjonariusz publiczny, który, przekraczając swoje uprawnienia lub nie dopełniając obowiązków, działa na szkodę interesu publicznego lub prywatnego, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
W najbliższych dniach zwrócę się do Wójt Gminy Bojanów Agnieszki Kobylarz w trybie dostępu do informacji publicznej o przedstawienie podstawy prawnej oraz dokumentów, które upoważniały ją do zlecenia usługi na rachunek GOK. Zamierzam również przyjrzeć się innym niezgodnym w mojej opinii z Ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej praktykom, których się dopuszczała w stosunku do dyrektor Anny Śliwki oraz kierowanego przez nią Gminnego Ośrodka Kultury.