Od przyszłego roku samorządy mogą tworzyć jednostki zapewniające wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną jednostek organizacyjnych oraz instytucji kultury. Wywołuje to obawy księgowych i dyrektorów samorządowych instytucji kultury. Ustawa otwiera drogę do przejmowania obsługi przez urzędy gmin lub tworzenia tzw. centrów usług wspólnych, które mogą działać jako jednostki gminne lub jednostki związków gmin lub powiatów i gmin.

“Samorządowa instytucja kultury. Instrukcja obsługi” – musisz ją przeczytać!

Podobne rozwiązania stosowane są od wielu lat w oświacie. Przepisy ustawy o systemie oświaty pozwalają samorządom na tworzenie jednostek obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek oraz organizowanie wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej prowadzonych szkół i placówek.

Zgodnie z przepisami, które wejdą w życie 1 stycznia 2016 r. gminy mogą zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną: jednostkom organizacyjnym gminy (analogicznie powiatów oraz województw) zaliczanym do sektora finansów publicznych, gminnym instytucjom kultury i innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego.

Wspólną obsługę mogą prowadzić urząd gminy lub inna jednostka organizacyjna gminy. Może to być również jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego.

O utworzeniu takiej jednostki decydować będzie rada gminy. Zakres wspólnej obsługi oraz jednostkę obsługującą oraz obsługiwaną  określać będzie w drodze uchwał rada gminy. Jednak o przystąpieniu do wspólnej obsługi decydować nie będzie rada a jednostki. Aby do wspólnej obsługi przystąpić jednostka musi zgłosić taki zamiar wójtowi a następnie zawrzeć porozumienie z jednostką obsługiwaną. Oznacza to, że w przypadku instytucji kultury o przystąpieniu do wspólnej obsługi, przynajmniej teoretycznie, decydować będzie jej dyrektor. Konieczność zawarcia porozumienia oznacza, że organizator nie będzie mógł przejąć obsługi instytucji kultury bez zgody dyrektora.

W przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, muszą być są one przekazywane w całości. Od momentu powierzenia to kierownik jednostki obsługującej będzie odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość jednostki obsługiwanej. Jeżeli w ramach wspólnej obsługi jednostka obsługująca zapewniać będzie realizację zadań głównego księgowego w jednostka obsługiwana nie będzie zatrudniać głównego księgowego.

Co ważne zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. Oznacza to, że obsługa, nie może naruszać kompetencji kierowników jednostek, w tym dyrektorów instytucji kultury.